Assistant.e de direction

Durée1 min

Devenir Assistant.e de direction, c'est soutenir son dirigeant en effectuant une diversité de tâches pour lui permettre de se concentrer sur les stratégies d'entreprise. Découvrez-en plus sur le métier ci-dessous

Synonymes : Également appelé Secrétaire, Secrétaire de direction, Assistant. En anglais : Personal assistant, Management assistant ou Executive assistant
Domaine : Transverse

Qu'est-ce qu'un Assistant.e de direction ?

L'Assistant est le collaborateur direct d’un ou plusieurs cadres dirigeants (responsables d'équipes, directeurs de service...) ou d'un chef d’entreprise. Il est chargé de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de leurs activités.

Que fait un Assistant.e de direction ?

  • Traiter et mettre en forme des documents, rapports, courriers
  • Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire...)
  • Recevoir et orienter des appels et messages téléphoniques
  • Accueillir les visiteurs et les prendre en charge
  • Prendre les RDV, tenir les agendas, réserver les salles
  • Organiser les déplacements professionnels des responsables
  • Préparer et suivre les dossiers. Les classer et les archiver.
  • Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents, réaliser des tableaux de bord pour suivre l'activité du service...)
  • Gérer les fournitures du service et matériel de bureau (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...)
  • Prendre en charge des tâches qui relèvent de la spécificité de son service d'attachement (marketing, communication, gestion des ressources humaines...)
  • Dépanner au premier niveau les matériels de bureau

Compétences

  • Veille, analyse et gestion documentaire : corriger / compléter des documents, gérer le processus de classement et d'archivage
  • Maîtrise des logiciels de bureautique
  • Anglais : converser en anglais en contexte professionnel, utiliser un vocabulaire technique en anglais, écrire en anglais les livrables, notes, e-mails... nécessaires à la réalisation des activités

Formations & pré-requis

  • Bac professionnel (gestion-administration, sciences et technologie du management et de la gestion...) complété par une expérience confirmée dans les techniques de secrétariat Bac +2 et plus en assistanat (BTS assistant de manager...)
  • Accessible aux débutants

Qualités

  • Adaptabilité et flexibilité
  • Rigueur et organisation
  • Sens relationnel