Assistant(e) | Concepteurs d'Avenirs
Transverse

Assistant(e)

Également appelé Secrétaire, Secrétaire de direction, Assistant de direction. En anglais : Personal assistant, Management assistant ou Executive assistant

Qualités

Adaptabilité et Flexibilité
Rigueur et Organisation
Sens Relationnel

Formation et prérequis

Bac professionnel (gestion-administration, sciences et technologie du management et de la gestion...) complété par une expérience confirmée dans les techniques de secrétariat Bac +2 et plus en assistanat (BTS assistant de manager...)
Accessible aux débutants

En quoi consiste le métier d'Assistant(e) ?

L'Assistant est le collaborateur direct d’un ou plusieurs cadres dirigeants (responsables d'équipes, directeurs de service...) ou d'un chef d’entreprise. Il est chargé de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de leurs activités.

Activités

Traiter et mettre en forme des documents, rapports, courriers
Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire...)
Recevoir et orienter des appels et messages téléphoniques
Accueillir les visiteurs et les prendre en charge
Prendre les RDV, tenir les agendas, réserver les salles
Organiser les déplacements professionnels des responsables
Préparer et suivre les dossiers. Les classer et les archiver.
Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents, réaliser des tableaux de bord pour suivre l'activité du service...)
Gérer les fournitures du service et matériel de bureau (vérifier le stock, passer des commandes d'approvisionnement...)
Prendre en charge des tâches qui relèvent de la spécificité de son service d'attachement (marketing, communication, gestion des ressources humaines...)
Dépanner au premier niveau les matériels de bureau

Compétences

Veille, analyse et gestion documentaire : corriger / compléter des documents, gérer le processus de classement et d'archivage
Maîtrise des logiciels de bureautique
Anglais : converser en anglais en contexte professionnel, utiliser un vocabulaire technique en anglais, écrire en anglais les livrables, notes, e-mails... nécessaires à la réalisation des activités
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